Leren · Een organisatie runnen · 3 min lezen

Organisaties, ruimten en rechten

Het beheerderstraject begint met de structuur van het geheel.

De containers

• Een organisatie is de buitenste container: leden, teams, facturering, instellingen. Ruwweg "jouw bedrijf in Wodo".
• Een ruimte is waar het werk leeft: items, documenten, weergaven, labels. Een project, een team, een klant.
• Een team is een benoemde groep mensen, te gebruiken overal waar ook een persoon kan worden gebruikt: rechten, verantwoordelijken, documenteigenaren.

Rollen en rechten

Twee lagen, en ze staan los van elkaar.

Op organisatieniveau ben je beheerder of gewoon lid. Los daarvan kunnen leden organisatiebrede bevoegdheden hebben: wie ruimten mag aanmaken, wie teams mag aanmaken, wie de organisatie zelf mag beheren.

Per ruimte is toegang een eigen laag (Lezen, Reageren of Schrijven), verleend per persoon, per team of voor de hele organisatie, zoals beschreven in Delen. Een ruimte kan daarnaast ruimtebeheerders hebben: de mensen die hem inrichten (labels, voltooiingsstatussen, cycli, milestones en de rest van Ruimte-instellingen) en die bepalen wie er toegang heeft.

Het een impliceert het ander niet. Een ruimtebeheerder hoeft geen organisatiebeheerder te zijn (wie een project inricht, is meestal niet wie het bedrijf in Wodo runt) en een organisatiebeheerder heeft geen vanzelfsprekende toegang tot een ruimte tot die hem krijgt. Kan een collega Ruimte-instellingen niet openen, dan is dat omdat ze daar geen ruimtebeheerder zijn, geen bug.

Wat beheerders niet stilletjes kunnen doen

Dit is het waard om klip en klaar te stellen: organisatiebeheerders hebben niet automatisch toegang tot elke ruimte. Ruimten zijn standaard privé, ook voor beheerders. Beheerders hebben bevoegdheid: ze kunnen zien dat ruimten bestaan en zichzelf toegang verlenen, maar dat is een expliciete, geregistreerde handeling, geen vanzelfsprekende achterdeur. In een tool die transparantie nastreeft, maakt dat onderscheid verschil.

Beheershandelingen worden vastgelegd in een auditlog: inlogpogingen, rechtwijzigingen, exports, teamwijzigingen. Bewust saai, en beschikbaar wanneer je het nodig hebt.

Huishoudelijk

• Een ruimte archiveren verbergt hem uit de dagelijkse navigatie, maar houdt hem doorzoekbaar (via de schakelaar "inclusief gearchiveerd") en herstelbaar. Het einde van een project hoeft niet het einde van zijn geheugen te zijn.
• Een ruimte verwijderen is de enige echte verwijdering in Wodo. Afzonderlijke items kunnen alleen worden gearchiveerd. Het is permanent, uitsluitend voor beheerders, bewust bevestigd, en de manier om daadwerkelijk opslag vrij te maken. Exporteer eerst als je twijfelt.
• De organisatie sluiten is de echte uitgang: een getypte bevestiging, een definitieve pro-rata-factuur, een 30-daags alleen-lezen venster voor exports, daarna verwijdering. Geen retentietrucjes bij het vertrek.