Leren · Context die meereist · 3 min lezen

Documenten

Items bevatten het werk. Documenten bevatten het waarom: de projectbriefing, de beslissing van vorig kwartaal, het draaiboek dat je team echt volgt. Ze leven in dezelfde ruimte als de items die ze beschrijven, één klik verwijderd, niet in een wiki-tabblad dat al drie maanden niet is geopend.

Schrijven en terugvinden

Elke ruimte heeft een Docs-sectie: een doorzoekbare lijst met filters die passen bij hoe je echt naar dingen zoekt: van mij, wacht op review, geen eigenaar, vastgezet. Documenten zijn opgemaakte tekst, live samen bewerkt net als al het andere, en ze gebruiken labels uit dezelfde set als je items, zodat het label Klant: Meridian zowel de items als de briefing vindt.

Een document kan worden gekoppeld aan een bovenliggend item of milestone, en items tonen gerelateerde documenten in hun paneel. En moet er over een passage gepraat worden, dan pinnen discussies het gesprek vast aan de exacte woorden. Praat over een document waar het geschreven staat.

Eigenaren en review frequentie: fris blijven zonder te zeuren

De gebruikelijke wiki-fout: niemand is eigenaar, dus alles raakt verouderd. Het antwoord van Wodo zijn twee optionele velden:

• Een eigenaar — een persoon of team van wie dit document is.
• Een review frequentie — "dit moet elke 90 dagen worden bekeken".

Wanneer een document over de reviewdatum heen is, krijgt de eigenaar een seintje: een banner op het document en een regel in zijn of haar inbox. Niemand anders ziet iets behalve een kleine "wacht op review"-markering, en er gaan geen automatische e-mails uit. De eigenaar klikt op Gemarkeerd als beoordeeld (of draagt het document over), en het is weer fris voor een volgende cyclus.

Schrijfwerk dat niet up to date hoeft te blijven (een beslissingsnotitie, een gespreksverslag) krijgt simpelweg geen cyclus en wordt voorgoed met rust gelaten.

Documentsjablonen

Elk document kan als sjabloon worden gemarkeerd. De knop "Nieuw document" biedt het dan aan naast een blanco pagina: vergadernotulen met jouw vaste agenda, een beslissingsnotitie in jouw opmaak, een briefing met de vragen die je altijd stelt. Je krijgt direct een verse kopie, en die is helemaal van jou.

Wat documenten bewust niet zijn

Wodo probeert niet je Drive of je bedrijfshandboek te zijn. Contracten, presentaties, spreadsheets, brochures, die hebben al een plek, en die plek doet z'n werk goed. Wodo bewaart de kleine, betrouwbare set schrijfwerk die het 'waarom' van je items binnen handbereik houdt. Een beperkte wiki, met opzet.