Aprender · Gestionar una organización · 4 min de lectura
Plantillas
Para cuando respondes la tercera propuesta, incorporas al tercer cliente o lanzas el tercer producto, tu equipo ya sabe cómo funciona ese tipo de trabajo. Las plantillas convierten ese conocimiento en un punto de partida.
Una plantilla es un espacio
No hay un editor de plantillas separado que aprender. Construyes un espacio real tal como funciona tu proceso: etiquetas y estados de finalización, indicaciones de finalización, hitos, ciclos, vistas guardadas, y quizás elementos de ejemplo y documentos iniciales. Luego, en la configuración del espacio: Publicar como plantilla.
Tú decides qué incluye la plantilla:
- La estructura siempre se incluye: etiquetas, valores, colores, estados de finalización e indicaciones, hitos, configuración de ciclos, vistas guardadas.
- Los elementos son opcionales: inclúyelos como ejemplos prácticos («así es como se ve un espacio completo») o publica solo la estructura.
- Los documentos también son opcionales: borradores iniciales, listas de verificación, tu formato de registro de decisiones.
- Los comentarios en los elementos incluidos se convierten en discusiones de muestra de solo lectura.
Fechas que se desplazan
Una plantilla almacena sus fechas en relación con una fecha de referencia. Cuando alguien crea un espacio a partir de ella y elige una fecha de inicio, todos los plazos de hitos y fechas de elementos se ajustan en consecuencia. El «día de demo, semana 6» de la plantilla se convierte en tu semana 6.
Usar y gestionar plantillas
Un espacio nuevo parte de cero o de una plantilla. A partir de una plantilla, un administrador de la organización elige una, le pone nombre al espacio, selecciona una fecha de inicio, y listo. El nuevo espacio es una copia limpia: cambia las etiquetas, elimina los hitos, modifica lo que quieras. La plantilla te dio el arranque; lo que ocurra después es tuyo. Sin flujos de trabajo bloqueados por administradores. Las personas que hacen el trabajo pueden adaptar el proceso a la realidad.
Los administradores de la organización ven todas las plantillas publicadas en Organización → Plantillas: renombrar, eliminar, mantener la biblioteca ordenada. Actualizar el contenido de una plantilla equivale a volver a publicarla (véase más abajo).
(La reutilización a menor escala, un formato de notas de reunión, un esqueleto de registro de decisiones, es mejor gestionarla con una plantilla de documento.)
Actualizar una plantilla publicada
Tu proceso no deja de mejorar, y una plantilla puede ir al día. Actualizar plantilla la vuelve a publicar: la estructura, y los elementos y documentos que incluiste, se renueva a partir de un espacio, de modo que la siguiente persona que cree un espacio a partir de ella empiece con la mejor versión. (Los espacios ya creados a partir de la plantilla no cambian. Una plantilla es un punto de partida, no un enlace en vivo.)
El contenido renovado puede venir de dos lugares:
- El espacio original desde el que publicaste — el hogar de la plantilla. En sus Ajustes del espacio aparece Actualizar plantilla.
- Un espacio creado a partir de la plantilla. Si afinaste el proceso mientras usabas una copia, puedes devolver esas mejoras a la plantilla desde ahí, sin tener que recrearlas en el original.
Actualizar reemplaza el contenido de la plantilla (es una nueva publicación, no una fusión), así que lo confirmas antes de que surta efecto.