Lernen · Eine Organisation verwalten · 4 Min. Lesezeit
Vorlagen
Nach der dritten Angebotsanfrage, dem dritten Kunden-Onboarding, dem dritten Produktlaunch weiß Ihr Team, wie diese Art von Arbeit abläuft. Vorlagen verwandeln dieses Wissen in einen Ausgangspunkt.
Eine Vorlage ist ein Bereich
Es gibt keinen separaten Vorlagen-Editor, den Sie sich erst aneignen müssen. Sie bauen einen echten Bereich so auf, wie Ihr Prozess tatsächlich funktioniert: Labels und Abschluss-Zustände, Abschluss-Prompts, Meilensteine, Zyklen, gespeicherte Ansichten, vielleicht Beispielelemente und Einstiegsdokumente. Dann unter Bereichseinstellungen: Als Vorlage veröffentlichen.
Sie bestimmen, was die Vorlage enthält:
- Die Struktur wird immer übernommen: Labels, Werte, Farben, Abschluss-Zustände und Prompts, Meilensteine, Zyklus-Konfiguration, gespeicherte Ansichten.
- Elemente sind optional: nehmen Sie sie als Arbeitsbeispiele mit („so sieht ein ausgefüllter Bereich aus“) oder veröffentlichen Sie nur die Struktur.
- Dokumente sind ebenfalls optional: einleitende Briefings, Checklisten, Ihr Entscheidungsprotokoll-Format.
- Kommentare zu übernommenen Elementen werden zu schreibgeschützten Beispieldiskussionen.
Datumsangaben, die sich verschieben
Eine Vorlage speichert ihre Datumsangaben relativ zu einem Referenzdatum. Wenn jemand einen Bereich daraus erstellt und ein Startdatum auswählt, verschieben sich alle Meilenstein-Fristen und Element-Datumsangaben entsprechend. Der „Demo-Tag, Woche 6“ der Vorlage wird zu Ihrer Woche 6.
Vorlagen verwenden und verwalten
Ein neuer Bereich startet entweder leer oder aus einer Vorlage. Aus einer Vorlage wählt ein Organisations-Administrator eine aus, benennt den Bereich, legt das Startdatum fest, fertig. Der neue Bereich ist eine frische Kopie: Labels umbenennen, Meilensteine entfernen, alles ändern. Die Vorlage hat Ihnen den Einstieg erleichtert; was als Nächstes passiert, liegt in Ihrer Hand. Keine administrativ gesperrten Workflows. Die Personen, die die Arbeit erledigen, können den Prozess der Realität anpassen.
Organisations-Administratoren sehen alle veröffentlichten Vorlagen unter Organisation → Vorlagen: umbenennen, löschen, die Bibliothek gepflegt halten. Den Inhalt einer Vorlage zu aktualisieren ist eine erneute Veröffentlichung (siehe unten).
(Für kleinere Wiederverwendung, ein Format für Besprechungsnotizen, ein Entscheidungsprotokoll-Gerüst, ist eine Dokumentvorlage die bessere Wahl.)
Eine veröffentlichte Vorlage aktualisieren
Ihr Prozess wird immer besser, und eine Vorlage kann mithalten. Vorlage aktualisieren veröffentlicht sie erneut: Die Struktur (und alle Elemente und Dokumente, die Sie aufgenommen haben) wird aus einem Bereich aufgefrischt, sodass die nächste Person, die daraus einen Bereich erstellt, mit der besseren Version beginnt. (Bereiche, die bereits aus der Vorlage erstellt wurden, ändern sich nicht. Eine Vorlage ist ein Ausgangspunkt, keine Live-Verknüpfung.)
Der aufgefrischte Inhalt kann aus zwei Quellen stammen:
- Dem ursprünglichen Bereich, aus dem Sie veröffentlicht haben — dem Ursprung der Vorlage. In dessen Bereichseinstellungen erscheint Vorlage aktualisieren.
- Einem aus der Vorlage erstellten Bereich. Wenn Sie den Prozess verfeinert haben, während Sie eine Kopie tatsächlich genutzt haben, können Sie diese Verfeinerungen von dort in die Vorlage zurückspielen, ohne sie im Original neu aufzubauen.
Das Aktualisieren ersetzt den Inhalt der Vorlage (es ist eine erneute Veröffentlichung, keine Zusammenführung), daher bestätigen Sie, bevor es wirksam wird.