Lernen · Eine Organisation verwalten · 3 Min. Lesezeit

Organisationen, Bereiche und Berechtigungen

Der Administratorpfad beginnt mit dem Verständnis der Struktur.

Die Container

• Eine Organisation ist der äußere Container: Mitglieder, Teams, Abrechnung, Einstellungen. Vereinfacht gesagt: „Ihr Unternehmen in Wodo“.
• Ein Bereich ist der Ort, an dem die Arbeit stattfindet: Elemente, Dokumente, Ansichten, Labels. Ein Projekt, ein Team, ein Kunde.
• Ein Team ist eine benannte Personengruppe, die überall dort eingesetzt werden kann, wo auch eine einzelne Person stehen kann: Berechtigungen, zuständige Personen, Dokumentinhaber.

Rollen und Berechtigungen

Zwei Ebenen, und sie sind voneinander unabhängig.

Auf Organisationsebene sind Sie Administrator oder einfaches Mitglied. Unabhängig davon können Mitglieder organisationsweite Fähigkeiten erhalten: wer Bereiche erstellen darf, wer Teams erstellen darf, wer die Organisation selbst verwalten darf.

Pro Bereich ist der Zugang eine eigene Ebene (Lesen, Kommentieren oder Schreiben), vergeben pro Person, pro Team oder organisationsweit, wie in Teilen beschrieben. Ein Bereich kann zudem Bereichsadministratoren haben: die Personen, die ihn einrichten (Labels, Abschlussstatus, Zyklen, Meilensteine und die übrigen Bereichseinstellungen) und die festlegen, wer Zugang hat.

Das eine bedingt das andere nicht. Ein Bereichsadministrator muss kein Organisationsadministrator sein (wer ein Projekt einrichtet, ist meist nicht, wer das Unternehmen in Wodo führt), und ein Organisationsadministrator hat keinen automatischen Zugang zu einem Bereich, bis er ihm gewährt wird. Kann also ein Teammitglied die Bereichseinstellungen nicht öffnen, liegt das daran, dass es dort kein Bereichsadministrator ist, kein Fehler.

Was Administratoren nicht stillschweigend tun können

Das sei klar ausgesprochen: Organisationsadministratoren lesen nicht automatisch jeden Bereich. Bereiche sind standardmäßig privat, auch für Administratoren. Administratoren haben Autorität; sie können sehen, dass Bereiche existieren, und sich selbst Zugang gewähren, aber dies ist ein ausdrücklicher, protokollierter Vorgang, keine dauerhafte Hintertür. In einem Tool, das auf Transparenz setzt, ist dieser Unterschied wesentlich.

Administrative Aktionen werden in einem Auditprotokoll festgehalten: Anmeldungen, Berechtigungsänderungen, Exporte, Teamänderungen. Bewusst unspektakulär, aber zur Stelle, wenn Sie es brauchen.

Verwaltung

• Einen Bereich archivieren blendet ihn aus der täglichen Navigation aus, lässt ihn aber durchsuchbar (mit dem Schalter „Archivierte einbeziehen“) und wiederherstellbar. Das Ende eines Projekts sollte nicht das Ende seines Gedächtnisses bedeuten.
• Einen Bereich löschen ist die einzige echte Löschoperation in Wodo. Einzelne Elemente können ausschließlich archiviert werden. Der Vorgang ist dauerhaft, nur für Administratoren zugänglich, erfordert eine ausdrückliche Bestätigung und ist der einzige Weg, Speicherplatz wirklich freizugeben. Exportieren Sie zuerst, wenn Sie unsicher sind.
• Die Organisation schließen ist der echte Austritt: eine eingetippte Bestätigung, eine anteilige Abschlussrechnung, ein 30-tägiges schreibgeschütztes Fenster für Exporte, danach Löschung. Keine Tricks, die Ihnen den Abschied erschweren.